転記作業を自動化する方法｜RPAとAIエージェントの違いと使い分けを解説

毎日、同じ画面を開いて、一覧を確認し、表に転記する。月初や締めの時期には、同じ入力作業が積み重なって、本来やりたい仕事に手が回らない——バックオフィスや営業事務の現場では、こうした悩みがよく聞かれます。

こうした作業を自動化する手段は、RPAだけではありません。最近は、やりたいことを言葉で伝えて作業を任せる、AIエージェントも選択肢に加わりました。ただ、手段が増えたぶん、「自社の作業にはどれが合うのか」「AIに任せて、ミスや情報漏えいは起きないのか」と迷う方も多いはずです。

この記事では、転記・入力といったPC作業の自動化について、向いている作業と向かない作業の見分け方、既存の機能・RPA・AIエージェントの使い分け、AIに任せるときの注意点、小さく始める手順を解説します。

転記作業は自動化できる？向いている作業と、慎重に判断したい作業

自動化に向いている作業の4つの条件

次の条件に当てはまる作業は、自動化の効果を得やすい傾向があります。

• 頻度が高い: 毎日、毎週など、繰り返し発生する
• 手順を言葉で説明できる: 「どの画面を開き、何を確認し、どこに入力するか」を順番に書き出せる
• 対象が決まっている: 使う画面・ファイル・項目が毎回ほぼ同じ
• 結果を確認しやすい: 出力された表やファイルを、人が目で見て確かめられる

たとえば、「商品一覧から品名・価格・URLを取り出して、確認用の表にまとめる」「複数の画面にある情報を、1つのシートに集約する」といった作業は、この条件に当てはまりやすいものです。

慎重に判断したい作業

一方で、次のような作業は、自動化する前に、確認の方法や担当者の関与を決めておく必要があります。

• 金額や契約条件など、ミスの影響が大きい情報を扱う
• 顧客や取引先への送信、決済など、実行すると取り消しにくい
• 例外が多く、その都度の判断が必要
• 承認や権限が関わる

これらは、自動化できないということではありません。実行する前に人が内容を確認する、対象を限定する、といった運用とセットで考える、ということです。

自動化の候補を洗い出す段階では、業務の棚卸しが役に立ちます。考え方は、AIの業務棚卸しで属人化を解消する方法で解説しています。

転記・PC作業を自動化する3つの手段

手段は、大きく3つに分けて考えると整理しやすくなります。

1. 既存ツールの機能・システム連携

最初に確認したいのは、いま使っているツールに、取り込みや連携の機能がないかです。CSVの一括取り込みやAPI連携が使えるなら、転記作業そのものをなくせる可能性があります。画面操作に頼る前に、まずここを確かめるのが基本です。

2. RPA

RPAは、決めた手順を正確に繰り返すことが得意です。手順が固定されていて、件数が多い作業に向きます。一方で、あらかじめ手順を作り込む必要があり、画面のレイアウトや項目が変わると、手順の見直しが必要になる場合があります。

3. AIエージェント

AIエージェントは、やりたいことを言葉で伝えて、手順を整理しながら作業を進める使い方ができます。情報の収集や、表への整理など、毎回少しずつ内容が変わる作業にも向きます。ただし、結果にばらつきが出る可能性があるため、実行前の確認と、実行後の結果確認が欠かせません。

RPAとAIエージェントの違いと使い分け

ここまでの整理を、観点別にまとめると次のとおりです。

使い分けの目安は、次のとおりです。

• 手順が完全に固定されていて、件数が多い → RPAが向く
• 毎回、対象や内容が少しずつ変わる、情報の収集・整理が中心 → AIエージェントが向く
• 判断はAI、実行は決まった手順、という分担 → 組み合わせも考えられる

「どちらが優れているか」ではなく、作業の性質に合うかどうかで選ぶことが大切です。費用感や選び方の基本は、AIエージェント導入の費用相場と選び方も参考になります。

AIにPC作業を任せるときの6つの注意点

AIエージェントは、文章を返すだけでなく、実際に画面を操作して「行動」します。そのぶん、任せ方を決めておくことが重要です。

1. 権限の範囲を決める

AIが操作できるのは、会社・利用者に与えられた権限と、接続設定の範囲です。最初は、閲覧や一覧の取り出しなど、影響の小さい作業から始めます。

2. 実行前に、手順と対象を確認する

任せる前に、「どの画面で、何を対象に、どこまで操作するか」を確認します。想定と違う手順なら、実行前に直せます。

3. 登録・更新・送信は、人が内容を確認する

データの登録や更新、メールなどの送信は、実行すると取り消しにくい場合があります。内容と対象を人が確認してから進める運用にします。

4. 機密情報・個人情報の扱いを決める

どの画面・どのデータを扱わせるかを、事前に決めます。取り扱いを避けたい情報は、対象から外します。

5. 結果と実行履歴を確認する

出力された表やファイルを、元の情報と照らし合わせます。実行の経過や、途中で止まった理由が残る仕組みがあると、原因を追いやすくなります。

6. 実行環境の前提を確認する

PCを使う作業は、実行先のPCが起動していて、接続されていることが前提になります。定期的に実行する場合は、予定の時刻にPCがオンラインである必要があります。

小さく始める3つのステップ

最初から多くの作業を任せようとせず、1つの作業から始めます。

STEP1 自動化する作業を1つ選ぶ

頻度が高く、手順を説明でき、結果を確認しやすい作業を1つ選びます。

STEP2 手順・対象・確認ポイントを書き出す

どの画面で何を確認し、どこに入力するかを順番に書きます。あわせて、結果をどう確認するか(件数、金額、抜け漏れ)も決めます。

STEP3 結果を確認し、繰り返す作業は定期化を検討する

1回目の結果を元の情報と照らし合わせ、問題がなければ、同じ作業を定期的に実行する設定を検討します。うまくいかなかった場合は、手順や対象を見直して再実行します。

毎日のPC作業を依頼する「デスクトップエージェント」

DigitalWorksが提供する「デスクトップエージェント」は、入力・転記・情報収集といった作業を、やりたいことから依頼できるAIエージェントです。手順と対象を確認してから実行し、作業に応じた表・ファイルと実行履歴を受け取れます。保存した作業は、定期実行を設定して、チームで管理できます。

利用の条件は、実行方法によって異なります。

• 接続したPCで操作する場合: ブラウザや業務画面、ファイルを扱う作業は、会社のWindows PC(Windows 10/11、64bit)を接続して実行します。
• クラウドで実行する場合: ニュースの収集・要約と、URL付きの企業一覧をもとにした公開情報の調査は、対応する機能でクラウド実行できます。任意のサイト操作すべてがPC不要になるわけではありません。
• 登録・更新・送信などを含む作業: 実行内容と対象を確認したうえで、会社・利用者の権限と、実行先の接続設定に沿って進めます。

自動依頼には、管理者による会社・利用者の接続設定が必要です。費用や利用できる機能は、契約と設定によって異なります。

毎日の転記・入力作業を、まず1つ、任せてみたい方は、ぜひ詳細をご確認ください。

まとめ｜転記作業の自動化は「作業の性質」で手段を選ぶ

転記や入力といった毎日のPC作業は、頻度が高く、手順を説明でき、結果を確認しやすいものから、自動化を検討しやすくなります。手段は、既存ツールの機能・連携、RPA、AIエージェントの3つに分けて考え、作業の性質に合うものを選びます。

AIにPC作業を任せる場合は、権限の範囲を決め、実行前に手順と対象を確認し、登録・更新・送信は人が確認する、という運用を前提にしましょう。そして、いきなり広げず、1つの作業から小さく始めて、結果を確認しながら広げていくことが、失敗を避ける近道です。

転記作業の自動化に関するよくある質問

Q1. 転記作業は、どんな方法で自動化できますか？ A. 既存ツールの取り込み・連携機能、RPA、AIエージェントなどの方法があります。まず既存ツールの機能で解決できないかを確認し、次に作業の性質に合う手段を選ぶのが基本です。

Q2. RPAとAIエージェントは、どちらを選べばよいですか？ A. 手順が完全に固定されていて件数が多い作業はRPA、内容が変わる作業や情報の収集・整理が中心の作業はAIエージェントが向く傾向があります。両方を組み合わせる方法もあります。

Q3. AIエージェントにPC操作を任せて、ミスは起きませんか？ A. 結果にばらつきが出る可能性があるため、実行前に手順と対象を確認し、実行後に結果を元の情報と照らし合わせることが重要です。登録・更新・送信など、取り消しにくい操作は、人が内容を確認して進めます。

Q4. PCがなくても、AIエージェントに作業を任せられますか？ A. 作業によります。デスクトップエージェントでは、ニュースの収集・要約やURL付き企業表の調査はクラウドで実行できますが、ブラウザや業務画面の操作には、会社のWindows PCの接続が必要です。

Q5. 最初は、どんな作業から任せればよいですか？ A. 頻度が高く、手順を説明でき、結果を確認しやすい作業を1つ選びます。たとえば、一覧から必要な項目を取り出して表にまとめる作業などです。影響の小さい作業で試してから、範囲を広げます。